Calendário da agenda

Em Agenda → Calendário você vê o mês inteiro do ministério numa tela só: cada evento com a cor do estado da escala, quem está escalado no período e quem avisou que não pode servir. É a mesma informação da página Eventos, arrumada por data em vez de lista. Todo mundo da equipe entra e lê. Criar, editar e excluir evento continua sendo do líder.

Abrir o calendário

1. No menu da esquerda, abra Agenda e clique em Calendário — é o primeiro item.
2. O calendário abre no mês de hoje, com o dia de hoje marcado.
3. Use Hoje e as setas dos lados para andar no tempo. As setas andam de mês, de semana ou de dia, conforme a visão aberta.
4. Clique em qualquer evento para abrir a gaveta dele, na direita.

As quatro visões

• Mês — o mês inteiro, com os eventos em pequenas etiquetas dentro de cada dia. É a visão de abertura. No celular, a matriz fica pequena: logo abaixo dela aparece a lista do dia selecionado.
• Semana — sete dias lado a lado, com um cartão por evento (horário, nome e quantos estão escalados).
• Dia — um dia só, com a régua de horas. A régua mostra só a faixa que tem evento, não as 24 horas: a agenda de um ministério infantil é curta e o resto seria espaço vazio.
• Grade — não é calendário: é a planilha de escalas (voluntários nas linhas, eventos nas colunas). Explicada mais abaixo.

O que cada cor quer dizer

A cor responde a pergunta do seu papel — e nunca vem sozinha: cada etiqueta tem também um símbolo e um texto, para quem não distingue as cores ler a mesma coisa. A legenda fica no pé da coluna da esquerda.

Para coordenador e líder, a pergunta é “esta escala está de pé?”:

• Todos confirmaram (verde) — todo mundo da escala já respondeu que vai.
• Faltam respostas (cinza) — tem gente escalada que ainda não respondeu. Com uma pessoa só, a etiqueta diz Falta 1 resposta.
• A preencher (laranja, marcador tracejado) — o evento tem escala, mas pelo menos uma delas está sem ninguém. É o que o Replicar com só Escalas produz: as frentes do culto já existem, falta escolher quem vai.
• Escala com problema (vermelho) — alguém recusou (Não vou) ou ficou indisponível depois de escalado. É o que precisa de remanejo, e ganha de A preencher.
• Sem escala (cinza claro) — o evento existe, mas não tem escala nenhuma.

Para professor e auxiliar, a pergunta é “e eu, o que faço?”:

• Você vai — você está escalado e já confirmou.
• Falta responder — você está escalado e ainda não respondeu. Abra o evento e toque em Vou ou Não vou.
• Você não vai — você recusou essa escala.
• Você não está escalado — o evento é da igreja, mas não é com você.
• Você está indisponível — você bloqueou essa data e continua escalado nela. Esse aviso ganha de todos os outros, de propósito: é o sinal de que a liderança ainda conta com você ali.

Dia com bloqueio ganha um selo âmbar, com listras. Para coordenador e líder ele conta gente (2 indisponíveis); para os demais ele fala só de você (Você está fora) — voluntário não vê bloqueio de colega. Bloqueio de só uma parte do dia leva o horário no selo (Você está fora · 08:00–12:00).

Filtrar: Todos, Meus, equipe e pessoa

1. Na coluna da esquerda, em Quem, escolha Todos (a agenda da igreja) ou Meus (só o que é com você).
2. Em Equipes, clique nas equipes que quer ver. Todas limpa a escolha; clicando em duas ou mais, o calendário soma as duas. Com muitas equipes, a coluna mostra as primeiras e as escolhidas — Ver todas as equipes abre o resto.
3. Em Voluntário, digite o nome e clique na pessoa. O calendário passa a mostrar só os eventos em que ela está escalada, e a linha fica marcada com Só a agenda desta pessoa. O × ao lado remove o filtro.

Escalados no período

A coluna da direita lista quem está escalado no que está na tela, com quantas escalas cada um tem e bolinhas de resposta — confirmadas, pendentes e recusadas. Clicar num nome filtra o calendário por ele; clicar de novo desfaz. Em telas mais estreitas (notebook, tablet, celular) a mesma lista fica embaixo do calendário, com o título Escalados no período (N): clique no título para recolher ou abrir de novo, e o botão Escalados do alto rola até ela. A mesma lista aparece em Agenda → Escalas da equipe, só com a equipe da página — e lá dá para arrastar a pessoa até uma escala.

• Sem escala — só coordenador e líder veem: quem poderia servir e não está em nenhum evento do período. É a lista de quem chamar para cobrir.
• Indisponíveis no período — os bloqueios que cruzam o período. Para professor e auxiliar essa lista se chama Minhas datas bloqueadas e traz só as suas. Bloqueio de parte do dia mostra o horário ao lado da data (27 set · 08:00–12:00).
• Nas linhas de bloqueio há um lápis (editar) e uma lixeira (remover). Você mexe sempre nos seus; o líder mexe também nos dos outros. O coordenador vê os bloqueios da equipe, mas não edita os alheios.

Criar evento clicando no dia (líder)

1. Dê dois cliques no dia (nas visões Semana e Dia, dois cliques na faixa de horário — o horário já vem preenchido).
2. Preencha os quatro campos: Nome, Data, Início e Término. É só isso.
3. Clique em Criar evento. O evento é salvo na hora e a gaveta dele abre em seguida.
4. Na gaveta, acrescente o resto pelos botões + Adicionar escala e + Adicionar descrição — um de cada vez, na ordem que fizer sentido. Para repetir o culto nas próximas semanas, use Replicar, no alto da gaveta.

Na gaveta, + Adicionar escala abre a caixa da escala: Descrição, Equipe e a lista Escalados, só com quem você já escolheu. Gente nova entra por + Adicionar voluntário — com equipe escolhida, a lista abre nas pessoas dela (Todos mostra o resto). Escolher a equipe não escala ninguém sozinho, e escala salva sem ninguém fica A preencher. O passo a passo está em Eventos e escalas.

Replicar, no alto da gaveta (só líder), cria cópias do evento adiante — diário, semanal ou mensal, de 1 a 52 vezes — e mostra as datas antes de confirmar. Com só Escalas ligado, cada cópia leva o nome das escalas e nasce A preencher; Com a equipe de cada escala e Com os voluntários levam o resto. Quem estiver indisponível numa data fica de fora daquela cópia, e a caixa diz quem.

No rodapé da gaveta, o líder tem Avisar escalados (manda a notificação para quem está nas escalas e usa o app instalado), Data e hora e Excluir. Quem lidera uma equipe com escala no evento — sem ser o líder da igreja — tem ali Avisar minha equipe (ou um Avisar a equipe … por equipe), que confirma antes e avisa só quem está escalado pela equipe; veja Escalas da equipe e líderes de equipe. Quem está escalado — de qualquer papel — responde ali mesmo, em Sua presença, com Vou ou Não vou.

A Grade de escalas

A visão Grade cruza os voluntários (linhas) com os eventos do mês (colunas). É a planilha que muita igreja monta no Excel, com uma vantagem: ela já sabe quem não pode.

• Célula marcada — a pessoa está escalada naquele evento, e a cor diz a resposta dela (confirmou, sem resposta, não vai). Clicar abre a gaveta do evento.
• Célula vazia com “+” — clique para escalar essa pessoa nesse evento (só líder). A escala abre com o nome já escolhido. A exceção é o líder de equipe: filtrando a equipe que ele lidera, o “+” aparece nas pessoas dela e escala na hora, quando o evento tem uma única escala daquela equipe (veja Escalas da equipe e líderes de equipe).
• Célula hachurada e travada — a pessoa marcou que não pode servir naquele dia, ou naquele horário. Ela não clica, e o motivo aparece ao passar o mouse. Quem bloqueou só a manhã continua com a célula livre no culto da noite.
• Cobertura, no rodapé — quantos já confirmaram de quantos estão escalados, evento a evento. É a leitura rápida de onde a escala está frouxa.

Bloquear datas por aqui

Na coluna da esquerda, Bloquear minhas datas avisa em que dias você não pode servir. O líder pode lançar por outra pessoa: filtre o voluntário (ou use o ícone de calendário riscado na linha dele, em Escalados no período) e o botão passa a dizer Bloquear datas de <nome>. O passo a passo, com o que acontece quando a pessoa já está escalada, está no tópico Avisar que não posso servir, na seção do voluntário (link no rodapé desta página).

Depois do período, a caixa pergunta o Horário: Dia inteiro (o padrão), Manhã, Tarde, Noite ou Outro… com início e fim — o horário vale para cada dia do período. Com um dia só escolhido, ela lista também os eventos daquele dia, para bloquear só um. E quem não está escalado num evento avisa direto pela gaveta dele, em Sua disponibilidade → Não posso neste evento (com Desfazer logo depois).

Levar a agenda para o seu calendário

• Conectar a minha agenda, na coluna da esquerda — gera um link pessoal e as suas escalas passam a aparecer no Google Agenda, no iPhone ou no Outlook, se atualizando sozinhas. O link é secreto e demora até um dia para o calendário reler.
• Adicionar ao Google Agenda, dentro da gaveta de um evento — salva aquele evento na sua agenda. É cópia: se a data mudar aqui, a cópia não muda junto.

As duas coisas são pessoais: cada voluntário conecta a agenda dele. O passo a passo, com o cuidado de não repassar o link, está no tópico Calendário no celular e na agenda do seu telefone.