Voluntários: cadastrar e dar acesso ao app

Cadastrar a equipe no painel, gerar a senha provisória de acesso ao app, o cargo que define o que cada um vê e por que o e-mail é o que liga o cadastro ao login.

Só líder

Pessoas → Voluntários é o cadastro da equipe do ministério — e é por aqui que alguém ganha acesso ao aplicativo. Você cadastra a pessoa com o e-mail dela, escolhe o cargo e, se quiser, o painel já gera uma senha provisória para você passar a ela. Com esse e-mail ela entra no app, troca a provisória pela senha dela no primeiro acesso e já chega com as permissões do cargo que você marcou. Cadastrar, editar e excluir é do líder: coordenador, professor e auxiliar veem a lista, mas sem os botões.

Antes de começar

Só o Líder cadastra, edita e exclui voluntário. Para os outros cargos a mesma tela abre sem o botão Novo voluntário e sem os ícones de editar e excluir — e o servidor recusa mesmo que alguém tente por fora.
O e-mail é o que liga o cadastro ao acesso. Use o endereço que a pessoa realmente usa e confira com ela o endereço exato (um ponto ou uma letra a mais já é outro e-mail).
O painel não manda e-mail de convite: quem avisa a pessoa é você. Com a opção Gerar senha de acesso ao app (ligada no cadastro novo), o painel mostra uma senha provisória, válida por 30 dias, para você copiar ou mandar pelo WhatsApp. Sem ela, a pessoa cria a própria senha no app, pelo 1º acesso voluntário.
Voluntário não conta no limite do plano: no Semente, no Essencial, no Crescimento ou no Colheita, cadastre a equipe inteira. O plano limita crianças ativas, impressoras, eventos, armazenamento, vídeos e o tempo de histórico guardado — nunca o tamanho da equipe.

A lista de voluntários

No menu à esquerda, clique em Pessoas: o painel já abre em Voluntários e os itens Voluntários, Equipes e Famílias aparecem embaixo. A tela traz o título Voluntários com a linha Pessoas › Voluntários logo abaixo, e a equipe em ordem alfabética: o e-mail embaixo do nome e, à direita, um selo colorido com o cargo.

Buscar por nome ou e-mail — digite qualquer pedaço do nome, do sobrenome ou do e-mail (o endereço residencial não entra na busca). Enquanto houver texto na busca, os botões de cargo são ignorados: a busca vale sozinha.
Todos, Auxiliar, Professor, Coordenador e Líder filtram a lista por cargo.
A lista mostra 20 pessoas por página; use Anterior e Próxima no rodapé.
O lápis abre o cadastro para editar e a lixeira exclui — os dois só aparecem para o líder.
Para o líder, a linha também mostra como está o login da pessoa: Aguardando 1º acesso (tem senha provisória e ainda não criou a dela) ou Sem acesso ao app (ainda não tem login de voluntário). Quem já tem conta fica sem selo.
Sem ninguém cadastrado (ou sem resultado para a busca), a tela mostra Nenhum voluntário encontrado.

Tela Voluntários do painel: título Voluntários com a linha Pessoas › Voluntários, o botão Novo voluntário no canto superior direito, o campo Buscar por nome ou e-mail, os botões Todos, Auxiliar, Professor, Coordenador e Líder, e a lista de voluntários com iniciais, e-mail, selo do cargo e os ícones de editar e excluir. — A lista da equipe: busca, filtro por cargo e, para o líder, os botões de cadastrar, editar e excluir.

Cadastrar um voluntário

Clique em Novo voluntário, no canto superior direito da lista.
Em 1 Dados pessoais, preencha Nome, Sobrenome, E-mail, Telefone, Data de nascimento e Sexo. Preencha os seis: cinco deles a tela cobra (são os marcados com asterisco) e o telefone o servidor cobra.
Em 2 Cargo, clique no cargo da pessoa: Auxiliar, Professor, Coordenador ou Líder. Já vem marcado Auxiliar — se você não trocar, é assim que ela entra.
3 Endereço é opcional. Digite o CEP e o painel busca o resto (Buscando endereço…), preenchendo logradouro, bairro, cidade e UF sozinho.
Em 4 Acesso ao app, a opção Gerar senha de acesso ao app já vem ligada: o painel cria uma senha provisória para você passar à pessoa. Desligue só se ela for criar a própria senha no app.
Clique em Cadastrar voluntário. Com a opção ligada, abre a janela Voluntário cadastrado, com a senha (veja A senha provisória, logo abaixo); com ela desligada, o painel volta direto para a lista, com a pessoa já no lugar. Cancelar volta sem salvar nada.

Tela Novo voluntário com o bloco 1 Dados pessoais preenchido (Nome, Sobrenome, E-mail, Telefone, Data de nascimento e Sexo com Feminino marcado) e o bloco 2 Cargo com os botões Auxiliar, Professor, Coordenador e Líder, com Professor selecionado; embaixo começa o bloco 3 Endereço, opcional, com os campos CEP, Logradouro, Número e Complemento ainda em branco. — Os campos com asterisco são obrigatórios. Em 2 Cargo, o padrão é Auxiliar — troque antes de salvar.

A senha provisória

Com Gerar senha de acesso ao app ligada, o painel cria o login da pessoa na hora e mostra uma senha provisória — oito letras e números, como KQTR-4827. Ela vale por 30 dias e serve só para a primeira entrada: ao entrar com ela, no app ou no painel, a pessoa cai na tela Crie sua senha e só segue depois de criar a dela. A janela Voluntário cadastrado traz a igreja, o e-mail, a senha e a validade (Vale até …), com estes botões:

Copiar mensagem — copia um texto pronto com a igreja, o e-mail, a senha, a validade e o passo a passo para instalar o app e entrar. É só colar na conversa com a pessoa.
Copiar senha — copia só a senha. Se o navegador não deixar copiar, a janela mostra a mensagem num quadro para você selecionar e copiar à mão.
Enviar no WhatsApp — aparece quando o cadastro tem telefone e abre, numa aba nova, a conversa com essa pessoa em branco; a janela lembra: Clique em "Copiar mensagem" e cole na conversa. A mensagem não vai junto de propósito: o endereço aberto fica no histórico do navegador, e num computador compartilhado quem olhasse ali acharia o e-mail e a senha. Número só com DDD ganha o 55 do Brasil na frente.
Concluir — fecha a janela e volta para a lista.

O cargo decide o que a pessoa vê

O cargo vale nos dois lugares: no app do voluntário e neste painel. Eles se somam — cada um faz tudo o que o anterior faz, e mais um pouco.

Auxiliar e Professor — têm exatamente o mesmo acesso. No app fazem o culto inteiro (abrir a sala, check-in, check-out, imprimir e reimprimir etiqueta); no painel, só leem.
Coordenador — tudo isso e mais: cadastrar e editar famílias e crianças, salas, aulas e conteúdo, encerrar e reabrir a sala no app, ver as Métricas, o Meu plano e a página do Agente de Impressão. O que ele não faz é mexer no cadastro dos outros voluntários.
Líder — tudo do coordenador e mais: Voluntários, Equipes, Turmas, Eventos e escalas, as exclusões, a remoção de impressora e a contratação ou troca do plano.

A mesma tela Voluntários vista por um coordenador: a busca, os filtros de cargo e a lista com os selos continuam, mas não há o botão Novo voluntário no topo nem os ícones de editar e excluir nas linhas. — A mesma tela para o coordenador: ele consulta a equipe, mas não cadastra nem edita.

Como a pessoa entra no app depois do cadastro

Com o cadastro salvo, ela tem três caminhos — todos com o mesmo e-mail que você digitou:

Com a senha provisória — na tela Entrar do app (ou na janela de login deste painel), ela escolhe a igreja e entra com o e-mail e a senha que você passou. Em seguida aparece Crie sua senha; dali em diante vale a senha dela, no app e no painel.
Criando uma senha — se você não gerou senha, no app ela toca em 1º acesso voluntário, escolhe a igreja, digita esse e-mail e cria uma senha de pelo menos 6 caracteres. Entra na hora, sem e-mail de confirmação. Se ela tocar ali tendo a senha provisória, basta digitar a provisória: o app entra na conta do mesmo jeito.
Entrando com o Google (ou com a Apple, no iPhone) — se a conta do Google for esse mesmo endereço, o acesso é criado na hora, já com o cargo que você escolheu. Nem precisa de senha — e, se havia uma senha provisória, ela deixa de valer sem pedir troca.
O app também abre no navegador, em app.zeloskids.com.br — é a mesma conta. Só o Agente de Impressão não aceita a senha provisória: quem vai conectá-lo precisa criar a própria senha antes.

Acesso ao app no cadastro

Ao abrir um voluntário no lápis, o bloco 4 Acesso ao app mostra como está o login dele (é o mesmo retrato dos selos da lista):

Ainda não tem acesso de voluntário ao app. — não existe login de equipe com esse e-mail (ou a senha provisória anterior foi cancelada). Gerar senha de acesso cria o login e abre a janela com a senha.
Aguardando 1º acesso. — tem senha provisória e ainda não entrou. Embaixo vem Senha provisória vale até … ou, passado o prazo, Senha provisória expirou em ….
Já entrou com a senha provisória, mas ainda não criou a própria. — ela entrou e parou na tela Crie sua senha. Vale insistir com ela antes de gerar outra.
Já tem conta no app (senha própria ou Google/Apple). — nada a fazer por aqui. Se ela esqueceu a senha, o caminho é o Esqueci minha senha da tela de entrada do app.

Nos dois estados de espera, Gerar nova senha provisória cria outra senha e abre a mesma janela, agora com o título Nova senha provisória. Antes, o navegador pergunta se você quer mesmo: a senha anterior deixa de valer e, se a pessoa já entrou com ela em algum aparelho, ela é desconectada na hora naquele aparelho, com o aviso O líder gerou outra senha provisória para você — é só entrar com a senha nova (até lá, o app e o painel não a deixam criar a senha dela). Por isso, evite gerar outra senha no meio do culto. Se você mudou o E-mail e ainda não salvou, o botão fica apagado com o aviso Salve a troca de e-mail antes de gerar a senha. — a senha vale para o e-mail do cadastro salvo.

Editar, promover e excluir

Na lista, clique no lápis da pessoa. Abre Editar voluntário, com os mesmos três blocos já preenchidos.
Corrija o que precisar e clique em Salvar alterações.
Para promover ou rebaixar alguém, troque o botão em 2 Cargo e salve: o acesso dela ao app e ao painel muda junto.
Para tirar alguém da equipe, clique na lixeira e confirme na janelinha do navegador, que pergunta Excluir seguido do nome da pessoa.

Corrigir o e-mail muda o acesso de lugar

Se você trocar o endereço no cadastro, o acesso passa a ser o do endereço novo: quem já tinha conta com ele é atualizada na hora; quem ainda não tem faz o 1º acesso voluntário com o endereço novo. Se havia uma senha provisória pendente, em geral ela passa a valer com o endereço novo. Quando não dá para mudá-la de endereço (por exemplo, o endereço antigo também é de um responsável), ela é cancelada e o bloco Acesso ao app volta a oferecer Gerar senha de acesso. Se o endereço novo já tem conta, vale a conta dele: o bloco mostra a situação dessa conta, e a provisória do endereço antigo deixa de valer. Havendo provisória pendente, ao clicar em Salvar alterações o painel abre a janela Acesso ao app dizendo qual desses casos aconteceu (Concluir volta para a lista): a mensagem que você já mandou cita o e-mail antigo — ou uma senha que não vale mais —, então avise a pessoa antes de ela tentar entrar. A conta do endereço antigo que já estava em uso continua existindo com o acesso que tinha — se a pessoa entrava por ela, avise que agora é pelo outro.

A foto do voluntário

A foto aparece na lista de Voluntários, quando você escolhe gente para uma equipe ou escala, e no app. Quem não tem foto aparece com as iniciais do nome num quadrado colorido — não é falha, é só cadastro sem foto. Enviar a foto é do líder, pelo cadastro da pessoa; o próprio voluntário também pode trocar a dele pelo app.

Na lista, clique no lápis da pessoa. O bloco Foto é a primeira coisa de 1 Dados pessoais.
Clique em Escolher foto e pegue o arquivo no computador. Ao lado do botão fica o nome do arquivo escolhido (antes disso, Nenhum arquivo escolhido).
Clique em Enviar foto — ou Trocar foto, se já houver uma. Enquanto sobe, o botão mostra Enviando…; terminando, o retrato ao lado já é a foto nova.
Com a foto no lugar, clicar nela abre em tamanho maior — é o que a dica Clique na foto para ver em tamanho maior avisa. Fecha no X, clicando fora ou com Esc.

Tela Editar voluntário: o grupo 1 Dados pessoais começa pelo campo Foto — um quadrado roxo grande com as iniciais BN, o botão Escolher foto, o texto Nenhum arquivo escolhido e o botão Enviar foto ainda apagado, com a dica de que a foto aparece nas listas do painel e no app e de que o próprio voluntário pode trocar a dele pelo app. Abaixo vêm Nome, Sobrenome, E-mail, Telefone, Data de nascimento e Sexo já preenchidos, e o começo do bloco 2 Cargo com Líder marcado. — O bloco Foto só existe na edição — no cadastro novo ele não aparece, porque a foto precisa de um cadastro já salvo.

Sou coordenador e não vejo o botão de cadastrar voluntário. É problema no painel?

Não. Voluntários e Equipes são do líder do ministério: o coordenador consulta a lista, mas não tem o botão Novo voluntário nem os ícones de editar e excluir — e, se tentar por fora, o servidor recusa. Peça ao líder; é ele quem dá acesso a alguém novo.

Cadastrei a pessoa e o app diz que o e-mail dela não está cadastrado como voluntário.

Quase sempre é o endereço ou a igreja. Abra o cadastro no lápis e compare o E-mail letra por letra com o que ela digita (endereço antigo, ponto a mais e erro de digitação são os campeões), e confirme que ela escolheu a igreja certa na tela de entrada do app. Depois de corrigir e salvar, ela tenta o 1º acesso voluntário de novo — ou você gera a senha provisória no bloco Acesso ao app e passa para ela.

Cadê a foto da pessoa? Aparecem só as iniciais.

Iniciais é como o painel mostra quem não tem foto — a maioria dos cadastros. Para pôr uma, abra o cadastro no lápis e use o bloco Foto (veja A foto do voluntário). Se ela jura que enviou a dela pelo app, provavelmente foi por uma versão antiga, que guardava a foto só no aparelho dela: peça para escolher de novo no app atualizado, ou envie você pelo painel.

A pessoa perdeu a senha provisória (ou ela venceu). E agora?

Abra o cadastro no lápis e clique em Gerar nova senha provisória, no bloco 4 Acesso ao app: sai uma senha nova, com mais 30 dias, e a anterior deixa de valer. Outra saída é ela mesma tocar em Esqueci minha senha na tela de entrada do app — o link do e-mail cria a senha dela direto.

Cliquei em Gerar e o painel disse que a pessoa já tem conta própria.

É o aviso para quem já entra com a senha dela ou pelo Google/Apple: o painel não troca a senha de quem já tem conta. Se ela esqueceu a senha, o caminho é Esqueci minha senha na tela de entrada do app; se o e-mail de recuperação não chega, fale com o suporte.

Promovi alguém a coordenador e a tela dela continua igual.

Peça para ela sair da conta e entrar de novo: o cargo vai junto com o login e só é relido na entrada. Se ainda assim não mudar, confira no cadastro se o e-mail é o mesmo com que ela entra — cargo certo no cadastro e e-mail errado é a combinação que engana.

Tenho a equipe toda numa planilha. Dá para importar em vez de digitar um por um?

No painel não existe essa tela, mas o sistema tem importação em lote: fale com o suporte com a planilha em mãos (nome, sobrenome, e-mail, telefone e cargo de cada pessoa). Quem já tem cadastro é ignorado, então dá para rodar sem medo de duplicar. A importação não gera senha provisória: depois dela, gere a senha no cadastro de cada pessoa (bloco Acesso ao app) ou deixe que cada uma faça o 1º acesso voluntário.

Quantos voluntários posso cadastrar no meu plano?

Quantos precisar, em qualquer plano — voluntário não entra na conta do plano. O que tem limite é crianças ativas, impressoras, eventos, armazenamento e vídeos (e, no Semente, o histórico guardado), e você acompanha tudo isso em Meu plano.